Introduction
La digitalisation des laboratoires est devenue un enjeu stratégique majeur pour les entreprises et les institutions de recherche. Face à l’explosion des volumes de données scientifiques et à la complexification des projets, la transition vers le cahier de laboratoire digitalisé (ou Electronic Laboratory Notebook – ELN) représente une avancée incontournable.
Mais comment passer concrètement de la paillasse au cloud ? Quelles sont les étapes clés pour réussir cette transformation sans perturber les équipes de recherche ?
Cet article vous guide pas à pas dans le processus de digitalisation d’un laboratoire, du diagnostic initial à l’exploitation optimale d’un ELN moderne comme Olympeis.
1. Pourquoi digitaliser son laboratoire ?
a) Des données plus fiables et plus accessibles
Les cahiers papier présentent de nombreuses limites : risque de perte, difficulté à retrouver une information, absence de traçabilité.
Avec un cahier de laboratoire digitalisé, les données sont centralisées, sauvegardées et facilement accessibles, quel que soit l’emplacement de vos équipes.
b) Une collaboration renforcée
La recherche moderne est collaborative. Un ELN permet aux équipes de partager leurs protocoles, résultats et annotations en temps réel. Fini les échanges de fichiers par e-mail ou les doublons de version : chacun accède à la bonne information au bon moment.
c) Un gain de temps et de productivité
Grâce à l’automatisation de tâches répétitives (saisie, validation, import/export de données), les chercheurs se concentrent sur l’essentiel : l’expérimentation et l’analyse scientifique.
d) Conformité et traçabilité garanties
Les solutions de cahier de laboratoire digitalisé respectent généralement les normes réglementaires (comme la FDA 21 CFR Part 11 ou le RGPD). Chaque action est tracée, horodatée et archivée, garantissant l’intégrité des données.
2. Étape 1 : Diagnostiquer les besoins et les processus existants
Avant toute digitalisation, il est crucial d’analyser :
- Les processus de travail actuels (collecte, saisie, stockage, partage des données)
- Les types de données générées (résultats expérimentaux, images, séquences, etc.)
- Les utilisateurs concernés (chercheurs, techniciens, managers, qualité, IT)
Cette phase de cartographie des besoins permet d’identifier les points de friction (perte de données, lenteur, silos d’information) et les priorités fonctionnelles du futur système digital. Vous pouvez d’ailleurs nous contacter pour que nous effectuions un audit de vos activités afin de savoir dans quelle mesure un cahier de laboratoire digitalisé s’adapterait à vos activités.
3. Étape 2 : Choisir la bonne solution de cahier de laboratoire digitalisé
Le choix de l’ELN est central. Les critères à prendre en compte sont :
✅ Simplicité d’utilisation
L’outil doit être intuitif et ne pas nécessiter de compétences informatiques poussées.
⚙️ Flexibilité et personnalisation
Chaque laboratoire a ses spécificités. Une solution comme Olympeis se distingue par son approche no code, permettant d’adapter facilement vos workflows et votre gestion des expérimentations sans développement complexe.
🔗 Intégration avec les instruments et logiciels existants
L’ELN doit pouvoir s’interfacer avec les équipements, LIMS, ou outils d’analyse bio-informatique utilisés au quotidien. Nous avons une approche sur mesure sur ce point et pouvons vous proposer de développer des ponts entres les équipements et vos logiciels existants.
🔒 Sécurité et conformité
Les données doivent être stockées de manière sécurisée, avec un contrôle des accès, des sauvegardes régulières et une traçabilité complète.
☁️ Hébergement Cloud
Privilégier une solution SaaS (Software as a Service) permet un déploiement rapide, une maintenance simplifiée et une accessibilité totale pour les équipes, où qu’elles se trouvent.
4. Étape 3 : Préparer la migration des données
La migration des données est souvent l’étape la plus délicate.
Elle consiste à transférer les données existantes (documents Word, PDF, feuilles Excel, notes papier scannées) vers la nouvelle plateforme.
Pour réussir cette étape :
- Nettoyez et standardisez les données avant import.
- Définissez des conventions de nommage et de structuration.
- Testez la migration sur un échantillon avant le déploiement global.
- Assurez-vous que la solution choisie supporte différents formats (CSV, XML, FASTA, etc.).
Olympeis facilite cette phase et vous pouvez directement prendre contact avec l’un de nos conseillers pour réfléchir à la stratégie d’import la plus appropriée.
5. Étape 4 : Former et accompagner les utilisateurs
La réussite de la digitalisation dépend de l’adoption par les utilisateurs.
Une communication claire et une formation adaptée sont indispensables.
- Organisez des ateliers de prise en main.
- Nommez des “référents digitaux” pour accompagner leurs collègues.
- Fournissez des tutoriels vidéo et une documentation claire.
- Intégrez la plateforme dans les processus quotidiens dès le départ.
L’accompagnement au changement doit être progressif et participatif.
6. Étape 5 : Exploiter le plein potentiel du cahier de laboratoire digitalisé
Une fois le système en place, les bénéfices s’amplifient avec le temps :
- Analyse des données en temps réel : visualisation, export, corrélation automatique.
- Optimisation des workflows : automatisation des rapports et des validations.
- Collaboration inter-laboratoires : partage sécurisé de projets et de résultats.
- Amélioration continue : collecte de feedbacks pour adapter l’outil aux nouveaux besoins.
Avec Olympeis, les laboratoires peuvent également créer des applications personnalisées sans code pour gérer leurs stocks, plannings ou projets R&D.
7. Étape 6 : Mesurer et valoriser les résultats
Pour mesurer le succès de la digitalisation :
- Suivez les indicateurs de performance clés (KPI) :
- Taux d’adoption par les utilisateurs
- Réduction du temps de saisie des données
- Diminution des erreurs de manipulation ou de duplication
- Accélération du cycle de validation des expériences
- Valorisez les gains : temps, sécurité, collaboration, innovation.
- Communiquez ces résultats en interne pour encourager la généralisation de l’outil.
8. Conclusion : la digitalisation, un levier d’efficacité et d’innovation
Passer d’un laboratoire traditionnel à un laboratoire digitalisé n’est plus une option, mais une nécessité.
Grâce à des solutions comme Olympeis, cette transformation devient accessible, fluide et sans rupture.
De la paillasse au cloud, la digitalisation ouvre la voie à une recherche plus rapide, plus fiable et plus collaborative.
Les laboratoires qui amorcent cette transition dès aujourd’hui se dotent d’un avantage concurrentiel décisif dans les années à venir.
🧠 Olympeis : la solution numérique au cœur de la digitalisation des laboratoires
Développée par IBC (Infobioco), Olympeis est bien plus qu’un simple cahier de laboratoire électronique.
C’est une plateforme complète pensée pour accompagner les laboratoires dans leur transition vers le numérique, tout en restant simple à utiliser et adaptée à la réalité du terrain scientifique.
Avec Olympeis, les chercheurs, ingénieurs et responsables qualité disposent d’un environnement collaboratif et sécurisé pour centraliser leurs données expérimentales, gérer leurs projets, planifier leurs activités et suivre leurs stocks et équipements.
La plateforme se distingue par sa flexibilité, son interopérabilité avec les outils existants (possibilité de nous contacter pour développer des ponts avec => LIMS, instruments, logiciels de bio-informatique) et son respect des standards de conformité (traçabilité, audit trail).
En plaçant la science et la productivité au centre, Olympeis permet aux laboratoires de passer véritablement de la paillasse au cloud — en toute confiance, avec une interface moderne et une ergonomie pensée pour les équipes scientifiques.
Qu’est ce qu’intègre Olympeis ?
- Suivi et enregistrement des Expérimentations, Projets, Cahier de Laboratoire
- Gestion des Equipes, des Rôles et des Droits de Modification et Visualisation
- Gestion des Stocks
- Gestion des Machines
- Gestion des Alertes
- Audit Trail et Sauvegarde de vos données
- Gestions des tâches et planning
- Gestion de la production
- Gestion de la formulation
- Et bien d’autres fonctionnalités !
Pour en savoir plus, c’est par ici !